Minha Vida numa Agenda – Parte 3: Rotina de uso e atualizaçao

Rotina. Tem muita gente que tem calafrios só de ver essa palavra. Eu acredito que ela seja necessária até que se crie o hábito. Não tem nada pior do que investir tempo para anotar seus compromissos e tarefas, e esquecê-los porque não lembrou de verificar a agenda.

Geralmente as pessoas não lembram ou não julgam necessário consultar suas agendas porque possuem uma boa memória. Mesmo que isso seja verdade, não significa que eventualmente não irão esquecer algo. Esquecer a data de vencimento de uma conta pode implicar em multa. Esquecer a data de inscrição de algo (concursos, vestibular, etc) pode atrasar seus planos em até um ano! Além de disso, manter sua memória como fonte única de suas tarefas e compromissos pode gerar stress mental. Nosso cérebro fica sussurrando de tempos em tempos “Não esquece de…”, para se certificar de a que gente não vai mesmo esquecer. Mas, como mudar isso? Use ferramentas para anotar suas tarefas e compromissos. Pode ser tudo na sua agenda (especialmente se for do tipo fichário), num caderno, ou ainda uma combinação desses dois anteriores. Ah, e muita paciência! Criar um novo hábito é tão difícil quanto deixar de ter um. É preciso querer, estar motivado e fazer um pouco cada dia.

Rotina de uso (consulta)

Escolha um ou mais momentos do dia para usar a sua agenda. Tente não escolher um momento muito corrido, caso contrário há chances de acabar deixando para depois.
Você pode associar o uso da agenda a algo que faz todos os dias. Como por exemplo, após o café da manhã, antes de ir para o trabalho, no dia anterior antes de dormir, etc.
Quantos mais compromissos e tarefas para o dia você tiver, mais vezes precisará consultar a sua agenda. Se não for possível ter sua agenda sempre perto de você, tire uma foto com o celular para ter uma cópia. Ao menos uma vez por dia consulte também os dias seguintes, só para se certificar de que está tudo sobre controle e nenhum compromisso te pegue de supresa.

Rotina de atualização

Pode ser ou não junto com a rotina de uso, ou ainda sempre que lembrar que algo precisa ser anotado. Se não tiver a sua agenda sempre perto de você, anote o que for necessário, no celular, em folhas avulsas ou em um bloco de notas. O importante é tê-los todos num lugar só, de fácil acesso para poder passar a limpo quando tiver sua agenda em mãos.

Exemplo de rotina de uso e atualização

Alice tem duas agendas, uma pessoal que fica em casa e uma de trabalho que fica no escritório onde ela trabalha. Ela usa um bloco de notas para anotações rápidas para quando está sem sua agenda por perto. Antes de ir dormir ela olha seu bloco de notas, atualiza sua agenda pessoal e tira uma foto com seu celular. Quando estava escovando os dentes ela se lembra de que esqueceu de enviar um importante que seu chefe tinha pedido, e então, ela anota no seu bloco de notas. No dia seguinte, já no trabalho Alice usa seu bloco de notas para atualizar a sua agenda, que ela consulta e atualiza ao longo do dia, pois a agenda está sempre em cima de sua mesa.

Facilite o uso da agenda

Tenha junto com a agenda o mínimo necessário para usá-la. Para algumas pessoas basta uma caneta. Para outras, canetas coloridas, post-it e calculadora. Veja o que é necessário para você.  Tenha a página do dia ou da semana marcada de alguma forma (marcador de página, aba, clips, post-it). Se tiver alguma outra parte da agenda que precisa ser consultada diariamente ou várias vezes na semana, ela também deverá ser acessada facilmente.

Quanto tempo eu preciso?

Depende. Em geral não deveria levar muito tempo. Consultar a agenda não deveria levar mais de um minuto e atualizar não mais que 3-5 minutos. Não há uma regra. Depende muito do nível de detalhes das anotações, se algo precisa ser agendado para datas futuras ou não, se grandes tarefas precisam ser planejadas e quebradas em tarefas menores para concluí-la. Nestes casos pode demorar bem mais.

E se eu continuo esquecendo de olhar a agenda?

Programe um alarme no seu celular para ajudar a lembrar. Você vai ver que em pouco tempo o alarme não será mais necessário.

E se eu não tiver nada para fazer no dia, olho a agenda mesmo assim?

Sim. Até que seja criado o hábito é muito importante seguir com a rotina. Abra a agenda no dia ou na semana, veja o dia corrente e os dias seguintes. Verifique mentalmente se não está faltando nada. Se tudo estiver OK e ainda assim quiser passar mais tempo com a sua agenda, poderá pensar no que você poderia fazer para deixar a sua agenda mais fácil de usar ou mais útil.

Lembre-se que a agenda ou o caderno de organização é uma ferramenta para te ajudar, mas isso só é possível se usá-la todos os dias. Se a rotina que propôs inicialmente não estiver dando certo, não desista. Proponha uma nova rotina e experimente-a. Só assim é possível saber o que dá certo para cada um. Depois do hábito criado a rotina de uso e atualização fica mais natural e mais fluida, podendo até mudar a forma com que você usa a agenda.

 

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5 comentários sobre “Minha Vida numa Agenda – Parte 3: Rotina de uso e atualizaçao

  1. Eu tb, fiz o caderno de organização e tem me ajudado muito, mas quero focar numa agenda onde eu possa ser realmente organizada e conseguir acessa-la sempre para nao esquecer de nadinha!! rsrs

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  2. Tenho usado duas agendas também, exatamente como no post, uma para o trabalho que fica em cima da minha mesa, aberta no dia (essa é uma folha por dia) e uma pessoal (A5) que vai na bolsa. Desde que entrei no grupo, comprei minhas agendas pelo Ali e comecei a criar a rotina, a partir de setembro consulto e atualizo a agenda todos os dias. Não tenho bloco de notas, mas carrego umas folhinhas soltas, menores, para anotações que surgirem ao longo do dia quando estiver fora do escritório, anoto ali e depois coloco a informação no local correto.
    As dicas do blog e do grupo do face tem sido muito práticas e úteis.
    Obrigada.

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  3. Pingback: Minha Vida numa Agenda – Parte 1: Introdução | Meu Reino de Papel

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