Minha Vida numa Agenda – Parte 4: Como e o que anotar para se manter produtivo

Se me perguntassem como e o que eu anotava na minha agenda alguns anos atrás com certeza a minha resposta seria “Eu anoto de qualquer jeito somente as coisas importantes. Tem dia que eu não anoto nada.”. De lá para cá o meu jeito de usar a agenda mudou muito. Neste post tentarei resumir o que eu aprendi para melhorar as minhas anotações na agenda.

Como fazer anotações de forma a serem fáceis de ler?
Duas palavrinhas respondem essa pergunta: contraste tipográfico. Calma, não é complicado e eu sei que aqui todas escrevemos à mão. Então vou abordar somente os mais importantes para nós.

Contraste pelo tamanho da letra: como tamanho de letra maior chama mais atenção, você pode usar esta forma para anotar o que for mais importante usando letras e números maiores do que o habitual.

Contraste pela variação do traço da letra: escrever com canetas de pontas diferentes criam uma pequena variação no traço, que eu julgo não ser suficiente. Então nesse caso seria escrever fazendo letras de forma mais largas, todas maiúsculas ou escrevendo a mesma palavra várias vezes, uma por cima da outra, de forma a aumentar o traço.

Contraste pela variação de cor: esse é o que estamos mais acostumadas a fazer. Seja utilizando cores diferentes ou usando o marca texto sobre palavras importantes. Se desejar ir mais além poderá escolher uma cor para cada tipo de tarefa ou compromisso, como por exemplo, estudos serão sempre azul claro e contas à pagar em vermelho.

Para criarmos um contraste que funcione à nosso favor precisamos escolher cuidadosamente a informação que será colocada de forma distinta. Caso contrário, é como se escrevermos tudo com a mesma letra e cor. Não haverá contraste suficiente para os nossos olhos se fixarem no que for mais importante. Lembre-se que na correria do dia a dia nem sempre nós lemos palavra por palavra do que foi escrito. Essa consulta é mais uma olhadela na agenda, e que não dura muito tempo.

E qual é a informação que deve ser escrita de forma diferente? Bom, depende de cada um e do que você tem para fazer. Em geral, horários, verbos de ação (enviar, pagar, devolver, etc), palavras-chave, coisas fora da rotina e que sabe que pode te confundir, local, nome de pessoas, etc. Varia de acordo com o que é importante para você e com o que tem para anotar no dia.

O que anotar no dia?
Primeiramente, somente o que precisa ser feito ou o que acontecerá no dia. A escolha deve ser feita baseada no tamanho da folha ou do tamanho do espaço reservado para o dia e no que julgar mais importante e/ou que achar que pode esquecer. Tarefas diárias, por exemplo, relacionadas à casa e família, só devem ser anotadas no dia se você tiver espaço para isso e se tiverem que ser feitas absolutamente no dia. Além de ser algo que provavelmente não esqueceremos, pois fazemos todos os dias, acredito que o “custo”/benefício não vale, pois além de ocupar espaço na agenda poderá tirar a atenção de coisas mais importantes. É claro que para toda regra tem a sua exceção. Se precisar fazer uma bela faxina porque vai receber visitas em casa por uma semana é melhor anotar, assim você sabe que precisará de muito mais tempo que o habitual para executar essa tarefa. Inclusive, até para lembrar o marido e as crianças à ajudarem, hehe. Se mesmo não sendo importante, mas gostar de manter controle sobre tarefas diárias ou semanais, pode ser interessante fazer uma lista à parte, na forma de tabela, assim não ocupa espaço no dia e você mantêm o controle do que desejar.

As informações anotadas também devem ser selecionadas de acordo com a necessidade. Muito detalhe pode encher todo o espaço reservado para o dia, nossos olhos perdem o interesse de ler tudo e podemos acabar não vendo algo importante. Use abreviações, símbolos ou letras se desejar reduzir ao máximo o que precisa ser anotado. Lembre-se de fazer um resumo em um papel de todas as abreviações e símbolos que for utilizar, no caso delas serem novas para você. Deixe dentro da agenda, de fácil acesso. Em pouco tempo você ficará habituado e não precisará consultar o resumo.

Como ser produtivo?
No escopo deste texto, ser produtivo é ter as anotações importantes e concisas de uma forma que facilite a leitura rápida. Tente achar a quantidade de informação mínima que funciona para você, através de tentativa e erro. Claro que compromissos e tarefas novas precisam de mais informações. Você não quer correr o risco de esquecer algo que não está habituado à fazer e acabar tendo que recorrer à emails ou papéis impressos para sanar a sua dúvida. Em um escopo mais amplo ser produtivo no dia-a-dia é efetuar mais ou de uma forma melhor tarefas ou compromissos. Mas isso fica para outro post.

Exemplos
Fiz alguns exemplos para ilustrar melhor o que eu escrevi acima.

 

como e o que anotar na agenda para ser mais produtivo

À esquerda da foto o texto está sem contraste e com palavras à mais do que o necessário. No exemplo das 14 h eu mantive a frase completa porque geralmente a Ana pega os livros na faculdade durante a aula. Somente nesse dia é que ela virá em casa. Como é um compromisso fora do habitual vale a pena anotar palavras à mais para se certificar de que não irei esquecer. Observe também que o espaço branco deixado entre as anotações do lado direito também é importante para facilitar a leitura.

como e o que anotar na agenda para ser mais produtivo

Este exemplo ilustra tarefas que precisam ser compridas no dia em que foram anotas. Elas não possuem um horário marcado, embora eu sei que no caso das tarefas da faculdade eu tenha até às 17h para executá-las, pois é o horário que eu saio de casa. As tarefas de casa eu posso dividí-las para fazer antes e/ou depois da faculdade. Nesse dia da faculdade eu só tenho um curso, e como sei de cor, não preciso anotar o nome da disciplina ou o nome do livro que eu tenho que ler os capítulos. O mesmo ocorre para as revistas para o trabalho em grupo. O professor tem falado dessa atividade nas duas últimas semanas, eu sei que não vou esquecer do que se trata. Eu usei uma seta para unir atividades que estão relacionadas entre si, e as anotei na ordem em que devem ocorrer.

como e o que anotar na agenda para ser mais produtivo

Reescrevi o mesmo compromisso várias vezes para exemplificar as variações. Perceba que nem sempre quando há contraste há uma maior lisibilidade, como nos exemplos 3 e 4. O equilíbrio entre um bom contraste e anotações de palavras importantes é que fazem a informação ser lida facilmente. O meu preferido é esse primeiro aqui embaixo.

como e o que anotar na agenda para se tornar produtivo

Eu costumo usar o arroba para marcar as horas dos meus compromissos (em inglês o arroba lê-se “at”, preposição utilizada para tempo neste exemplo, mas pode ser utilizada para lugar também). Os dois símbolos após a palavra “Livros” (que parecem setas) eu utilizo para algo que deve ser dado ou delegado à alguém. O contexto define o significado do símbolo. Ele é meu preferido por ser bem conciso. Eu não tenho problemas em lembrar onde irá ocorrer o compromisso, então no meu caso, o mais importante é saber que eu vou encontrar a Ana nesse horário, e como esse horário eu não estou na faculdade, eu sei que ela vai vir em casa.

É isso! Espero que tenham gostado. O post acabou ficando mais longo do que eu gostaria, mas além de achar os exemplos super importantes eu quis compensar a minha ausência nas últimas semanas. Até a próxima.

 

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10 comentários sobre “Minha Vida numa Agenda – Parte 4: Como e o que anotar para se manter produtivo

  1. Pingback: Minha Vida numa Agenda – Parte 1: Introdução | Meu Reino de Papel

  2. Pingback: Minha vida numa agenda: Como criar mais espaço na agenda – Parte 5 | Meu Reino de Papel

  3. Pingback: Minha Vida numa Agenda – Parte 6: Decorar ou não, eis a questão | Meu Reino de Papel

  4. Muito bom. Obrigada por partinhar essa informação.
    Estou lendo tudo sobre a organização de agendas/planner pois pela primeira quero fazer uma.
    Preciso aprender a ser organizada, principalmente com a casa.

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  5. Parabéns pelo post amei de verdade, e também por exemplificar com imagens tão bem o que queria dizer. Estou tentando usar mais cores no meu caderno para faculdade, mas ainda estou com dificuldades para o que anotar coloridos, títulos? sub-tiítulos? Faço exatas então tem muitas contas me perco nas anotações, se tiver alguma dica e puder compartilhar agradeço.

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    • Obrigada 🙂
      Se eu não me engano um dos próximos posts da série “Estuda, garota!” será sobre como fazer anotações em sala de aula 😀
      Vai ter um também sobre como estudar, usar cores, etc.
      Espero não demorar muito para escrever (geralmente são posts mais densos), mas quando sair vai falar exatamente sobre isso que quer saber 😉

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  6. Pingback: Planeje a sua semana like a boss | Meu Reino de Papel

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